1. Bescherming persoonsgegevens en vertrouwelijkheid

Wij bij Theoma | advocatenkantoor stellen alles in het werk om uw privacy te beschermen. In uw contacten met ons als cliënt, als tegenpartij of als betrokken partij, zal u of uw tegenpartij of betrokken partijen (zoals gerechtsdeurwaarders, deskundigen, rechtbanken, …) persoonlijke informatie met ons delen om ons toe te laten u onze taak als advocaat zo efficiënt mogelijk uit te oefenen (zoals ondermeer uw volledige naam, e-mailadres, adres en telefoonnummer, bankrekening, rijksregisternummer, medische gegevens, …). Dit zijn uw persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden door de cliënt bijvoorbeeld meegedeeld bij het aanmaken van een dossier en wanneer door ons diensten worden verleend; zij worden door ons ook opgezocht in publieke bronnen of verkregen van derden.

2. De verwerking van persoonsgegevens

a. Algemeen

Wij verzamelen, registreren en verwerken persoonsgegevens van cliënten en tegenpartijen. Verwerkingsverantwoordelijke is Theoma advocatenkantoor vof.

Uw persoonsgegevens worden verwerkt in de lijn van wat noodzakelijk is voor een kwalitatieve dienstverlening en met inachtneming van de deontologische regels die van toepassing zijn op Advocaten. Daarnaast zijn ook de principes van de privacywetgeving en de Algemene Verordening Gegevensbescherming, zijnde de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens van toepassing.

Uw persoonsgegevens worden door ons verwerkt met het oog op het bereiken van verschillende doelen, waaronder het voeren van onze algemene en financiële administratie, het beheer van ons klanten- en leveranciersbestand, het verschaffen van een correcte dienstverlening en de goede uitvoering van onze overeenkomsten. De gegevensverwerking wordt beperkt tot wat noodzakelijk is. De bewaartermijn van de persoonsgegevens is beperkt tot vijf jaar na afhandeling van uw laatste dossier, of langer, indien vereist om wettelijke redenen. De persoonsgegevens worden op een passende manier beveiligd middels passende technische en organisatorische maatregelen.

b. Doeleinden

Wij verwerken uw persoonsgegevens, onder andere voor de volgende doelen:

a) Wettelijke doeleinden

• Om te voldoen aan de verplichtingen die worden opgelegd aan de Verwerkingsverantwoordelijke in het kader van wettelijke en administratieve verplichtingen;

• Om te voldoen aan de bepalingen opgenomen in het gerechtelijk wetboek, deontologische code, de witwaswet en fiscale en boekhoudkundige verplichtingen.

b) Noodzakelijk voor de uitoefening van de ons toevertrouwde taken:

• Voor het contacteren van cliënten, het reageren op verzoeken, onderhandelen met prospect cliënten;

• Het verstrekken en/of opvragen van informatie in het kader van het sluiten van een overeenkomst;

• Het opmaken van overeenkomsten met onze cliënten;

• Het beheer van ons cliënteel;

• Het afhandelen van betalingen van cliënten of tegenpartijen.

c) Gerechtvaardigde belangen:

• Het verstrekken van informatie over activiteiten of over onderwerpen die cliënten of mogelijke cliënten kan aanbelangen;

• Voor het versturen van nieuwsbrieven (met de mogelijkheid tot uitschrijven bij elke nieuwsbrief)

• Het informeren over wijzigingen van onze diensten en producten;

c. Cookies

Via onze websites worden gegevens op geautomatiseerde wijze verzameld door ‘cookies’ en andere systemen/applicaties die informatie verzamelen. Wij gebruiken technische, functionele en analytische cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de websites naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze websites optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. (meer informatie kan u terugvinden in het Cookiepolicy).

d. Locatie

De persoonsgegevens worden bij ons opgeslagen en worden geenszins buiten de EER gebracht. Voor een aantal websites maken wij gebruik van de cloud diensten van Azure van Microsoft (azure.microsoft.com). De persoonsgegevens die meegedeeld worden bij een betaling online, worden verwerkt door MOLLIE BV (Keizersgracht 313, 1016EE Amsterdam - www.mollie.com).

e. Wijze van verwerking

Uw gegevens worden door ons confidentieel behandeld; zij worden niet meegedeeld aan derden, tenzij dit nodig is in de uitoefening van de ons toevertrouwde taken (bijvoorbeeld aan partijen in een procedure of hun raadsman, gerechtsdeurwaarders, rechtbanken, notarissen, deskundigen, …). Als advocaat zijn wij gebonden aan een beroepsgeheim. Uw gegevens worden door ons niet verhandeld, verkocht of verhuurd.

De gegevens worden steeds bewaard binnen de EU of binnen de grenzen van een land dat passende waarborgen biedt ingevolge een adequaatheidsbesluit overeenkomstig artikel 45 GDPR. Om haar diensten te kunnen aanbieden laat de Verwerkingsverantwoordelijke zich mogelijks bijstaan door een selectief aantal verwerkers. Indien zij toegang hebben tot uw persoonsgegevens wordt met hen de nodige garanties bekomen overeenkomstig de GDPR.

f. Uw rechten

U hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat de vereniging van mede-eigenaars met uw persoonsgegevens maken.

1. Recht van verbetering, verwijdering en beperking

U heeft steeds het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens mee te delen, te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. Bij een nieuw verzoek binnen de zes maanden kan hiervoor een kost aangerekend worden. U mag eveneens vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. U moet wel begrijpen dat bepaalde gegevens voor ons essentieel zijn om onze taak als advocaat uit te oefenen.

2. Recht van verbetering, verwijdering en beperking

U beschikt over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen. Daarnaast hebt u steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van directe marketing. In dergelijk geval hoeft u zelfs geen redenen op te geven.

3. Recht van vrije gegevensoverdracht

U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door u verstrekt zijn aan ons in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te laten dragen.

4. Recht van intrekking van de toestemming

Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.

5. Uitoefening van uw rechten

U kan uw rechten uitoefenen door de vereniging van mede-eigenaars daartoe te contacteren, hetzij per e-mail naar info@theoma.be, per post naar Riddersstraat 13 te 8000 Brugge, mits bijvoeging van een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart. De doorgestuurde gegevens zullen uiteraard enkel gebruikt worden om u te identificeren en zal daarna gewist worden.

6. Automatische beslissingen en profiling

De verwerking van de persoonsgegevens van u omvat geen profiling en zal door ons evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

7. Recht om klacht in te dienen

U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: contact@apd-gba.be. Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet.

g. Veiligheid en vertrouwelijkheid

Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld, die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld, te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens. In geen geval kunnen wij aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

Wanneer er sprake zou zijn van een datalek/incident waardoor uw rechten en de bescherming van uw persoonsgegevens dreigen te worden geschonden zal de toezichthoudende autoriteit hiervan op de hoogte worden gesteld en zal u als betrokkene worden geïnformeerd.

Alle gegevens worden steeds vertrouwelijk behandeld door iedereen die aanraking komt met persoonsgegevens en dossiers van de cliënten.

(versie 10.01.2021)